خدمات مورد نیاز غرفه داران برای حضور در نمایشگاه

خدمات مورد نیاز غرفه داران برای حضور در نمایشگاه

خدمات قابل ارائه به غرفه داران

زمانیکه یک غرفه دار ضوابط و مقررات حضورش را دریافت کرد، آنگاه تاییدیه ثبت نام غرفه خود را برای رزرو از طریق اینترنت دریافت خواهد کرد. علاوه بر این مواد مورد نیاز برای استفاده در کار و تبلیغات غرفه داران می تواند شامل طیف گسترده ای از خدمات برگزارکنندگان باشد یا این خدمات از طریق سفارشات غرفه داران به شرکت هایی که به صورت رایگان و یا بصورت پولی کار می کنند، می تواند بدست آید.

خدمات قابل ارائه به غرفه داران

برای مثال خدمات ارائه شده به غرفه داران:

  • غرفه ای که اجاره کرده اند
  • خدمات حمل و نقل کالا به نمایشگاه و باالعکس
  • فضای ذخیره سازی برای جعبه های خالی کالا
  • خدمات رزواسیون هتل
  • خدمات تمیز کردن و نظارت بر غرفه
  • بیمه نمایشگاه و حمل و نقل
  • امکانات(برق، آّب و گاز)
  • ارتباط از راه دور (wifi)
  • کارکنان موقت
  • خدمات عکاسی و غیره
  • اجاره مبلمان، واحد آشپزخانه، پوشش کف، نور، دستگاه های صوتی و تصویری

در زمان ساخت غرفه خدمات دیگر نیز وجود دارد: فروش گل ها، مواد مورد نیاز برای دکوراسیون و ساخت غرفه، استخدام کارمندان موقت و غیره.

نمایشگاه، یک تعداد کارت ورود رایگان برای ورود کارمندان غرفه صادر کرده است که این تعداد کارت ورود بستگی به اندازه غرفه دارد، و در صورت نیاز به پسورد اضافی آن کارت ورود باید خریداری شود. همچنین غرفه داران می توانند مجوز پارکینگ غرفه را برای غرفه خود با صرف هزینه دریافت کنند.

کاتالوگ و سیستم های اطلاعات نمایشگاهی

کاتالوگ و سیستم های اطلاعات نمایشگاهی

فرم های ورودی برای کاتالوگ و سیستم های اطلاعاتی الکترونیکی معمولا همراه با تأییدیه رسمی شرکت ارسال می شود. غرفه داران باید به کاتالوگ های طراحی شده جهت ارائه به بازدیدکنندگان توجه داشته باشند، بطوری که آن ها بتوانند هفته ها قبل از برگزاری نمایشگاه، خودشان را آماده کنند.

کاتالوگ های ورودی معمولا طبق سه معیار زیر طبقه بندی شده اند: براساس حروف الفبا(با خلاصه ای از شرح موضوع موردنظر)، لیست محصولات، فهرست مکان ها و موقعیت سالن که همراه با نقشه سالن هستند. کاتالوگ ها همچنین می توانند شامل لوگوی محصول یا شرکت باشد و تبلیغات را هم دربر گیرد.

به غرفه داران توصیه می شود که در اولین روز نمایشگاه نوشته های کاتالوگ هایی که ممکن است در آن تبلیغات را لحاظ کنند، چک کنند و آن تبلیغات را با رقیب هایشان مقایسه می کنند تا درصورت لزوم کارهای اصلاحیه را به سرعت انجام دهند.

حمل و نقل و ذخیره سازی کالا در نمایشگاه

حمل و نقل و ذخیره سازی کالا در نمایشگاه

یک برنامه ریزی خوب برای مدیریت محموله های حمل و نقل از ضایعات غیرضروری و هزینه های اضافی درتحویل سریع جلوگیری می کند. بهمین منظور به نمایشگاه های بزرگ توصیه شده است که با شرکت های حمل و نقل نمایشگاهی با تجربه همکاری کنند.

زمانیکه برنامه ریزی حمل و نقل نمایشگاهی صورت گرفت، غرفه داران باید به موارد زیر توجه کنند:

  • نوع وسیله نقلیه ( ون حمل و نقل، ماشین، قطار، کشتی و هواپیما)
  • نوع جابجایی: جابجایی های فردی، جابجایی باری، ترابری های ترکیبی
  • نوع بسته بندی (قابل بازیافت) مثل مقوا/جعبه، بسته بندی های آماده
  • اسناد حمل و نقل، فاکتورها، سفارشات حمل و نقل، ترجمه ها، اسناد باربری
  • محل ذخیره بسته های خالی در نمایشگاه 

اغلب تنها کمپانی های ترابری خاص، مجاز به حمل و نقل نمایشگاهی محصولات به نمایشگاه و از نمایشگاه به مقصد هستند که موجب استخدام افرادی برای بارگیری تجهیزات   می شود. از یک طرف این موضوع بستگی به بیمه دارد و از سوی دیگر شرکت حمل و نقل نسبت به غرفه داران متعهد است که محصولات را به موقع دریافت و ارسال کنند. شرکت های حمل و نقل می توانند در طی زمان ساخت و ساز نمایشگاه و غرفه و دوره هایی که بی استفاده هستند ارتباط خودشان را با نمایشگاه حفظ کنند تا برای سفارش هرگونه خدمات مورد نیاز قبل از نمایشگاه آماده باشند.

شرکت کنندگان خارجی، محصولاتی را به نمایشگاه می آورند که نسبت به آن دانش کافی دارند و مرتبط با مقررات مربوطه و تشریفات گمرکی می باشد. در نتیجه نیاز به شرکت های ترابری بین المللی با تجربه نمایشگاهی است که معمولا جزء شرکای کسب و کار شرکت های نمایشگاهی بحساب می آیند و تمام نیازهای نمایشگاهی را مدیریت می کنند، همانطور که باید بدانیم شرکت های ترابری تمام مقررات بارگیری تجهیزات را در نمایشگاه ها تضمین کرده، و تمام تشریفات گمرکی را نیز مدیریت می کنند. نمایشگاه های بین المللی، اطلاعات پروسه های رسمی خود را برای مدیریت نمایشگاه، ابزارها و تجهیزات برای راه اندازی غرفه ها، موادغذایی کارمندان، مواد تبلیغاتی و چاپی انتشار می دهند.

اطلاعات بیشتر از این فرایند در سایت زیر می باشد: www.gtai.de

مسافرت و اقامت برای حضور در نمایشگاه

مسافرت و اقامت برای حضور در نمایشگاه

غرفه دارانی که از کشورهای دیگر می آیند و به ویزا نیاز دارند باید دو ماه قبل از نمایشگاه، برای پیدا کردن اسناد مورد نیاز، به وب سایت سفارت آن کشور سر بزنند، بویژه در اوج زمان مسافرت که این کار بسیار زمان بر می باشد.

شرکت های حاضر در نمایشگاه که از کشورها یا شهرهای دیگر می آیند بهتر است که برگه رزرو هتل را بصورت مکتوب داشته باشند. هر شهری که میزبان نمایشگاه ها است، سازمان هایی دارند که به ترتیب نمایشگاه و رزرواسیون هتل را چک می کند.

این سازمان ها بطور کلی در ایستگاه های اصلی و فرودگاه ها و در طول نمایشگاه ها می توانند دیده شوند. آن ها اتاق های هتل را سریعا برای استراحت بازدیدکنندگان و شرکت کنندگان رزرو خواهند کرد. از خارج از کشور معمولا تورهای گروهی در نمایشگاه ها حضور پیدا می کنند و اطلاعات دقیق را می توان از برگزارکنندگان و نمایندگی های خارجی خودشان بدست آورد.

چالش ها و مزایای حفاظت از محیط زیست در نمایشگاه

چالش ها و مزایای حفاظت از محیط زیست در نمایشگاه

حفاظت از طبیعت و محیط زیست یکی از مهمترین وظایف اقتصادی و اجتماعی است. به این دلیل، قابلیت حفظ و نگهداری از محیط زیست چیزی است که هرکس باید در خودش ایجاد کند . قابلیت حفظ و نگهداری محیط زیست به نفع سازمان ها، شرکت های ساخت و ساز غرفه و بطورمشابه غرفه داران عمل می کند. نمایشگاه ها، انبوه زیادی از زباله ها را در یک منطقه بسیار کوچک و در یک بازه زمانی بسیار کوتاه تولید می کنند.مدیریت اجتناب ناپذیرزباله ها و مدیریت غیرقابل اجتناب ضایعات زباله، قسمتی از فرایند مدیریت محیط زیست است و به همین دلیل برگزارکنندگان، طراحان غرفه و غرفه داران باید به صورت متحد عمل کنند. با توجه به این پیام که "مقدار کم زباله باز هم زیاد می باشد" غرفه داران می توانند مقدار و نوع ضایعات را در مراحل اولیه پیش بینی کنند. این دو، حجم زیاد زباله ها را کاهش می دهند. در همه نمایشگاه ها، مدیریت میزان ضایعات در طول ساخت و ساز و تعمیر و بازسازی، مسئله اصلی سازمان ها است. 75 تا 80 درصد از ضایعات تولید شده در نمایشگاه ها در کوتاه ترین مدت زمان ممکن دور ریخته می شود. علاوه براین مواد قابل بازیافت برای فرایندهای بعدی باید دسته بندی و ذخیره شوند.

در نهایت شرکت های نمایشگاهی شروع کردند به محاسبه صورتحساب کسانی که مسئول هزینه های جانبی هستند. بنابراین، اجتناب از زباله، یک فاکتور اقتصادی برای تمام غرفه داران به حساب می آید بنابراین هرکسی که زباله تولید می کند مبلغی را نیز بابت آن باید پرداخت کند. که بصورت منطقی زباله کمتر= هزینه های دفع کمتر.

برای غرفه داران مزایای استفاده ازعمل سازگاری با محیط زیست به صورت زیر عمل می کند:

  • تلاش هایی برای حمایت از محیط زیست که بازخورد مثبتی را از سوی بازدیدکنندگان بهمراه دارد.
  • برنامه ریزی دقیق برای استفاده از مواد، موجب صرفه جویی در منابع می شود.
  • به حداقل رساندن زباله ها، هزینه های دفع را کاهش می دهد
  • یک غرفه دار متعهد به عمل حفظ و نگهداری محیط زیست است که می تواند به عنوان قسمتی از ارتباطات ترکیبی عمل کند
  • رسیدگی های داخلی درشرکت ها موجب مدیریت پیشگیری زباله ها در نمایشگاه ها
  • بدست آوردن اطلاعات اولیه در مفهوم مدیریت ضایعات یک سازمان و چارچوب قیمت گذاری.
  • استفاده از بسته بندی قابل بازیافت برای محموله ها
  • کاهش میزان زباله های خطرناک و مواد کامپوزیت
  • بکارگیری محصولات قابل عرضه بصورت یکبار مصرف
  • اجتناب از آلودگی های غیر ضروری، آسیب، گرد و غبار، مواد زائد در طول ساخت و ساز
  • شعارمان: اجتناب-کاهش-استفاده مجدد است